大衛·艾倫（David Allen）的《把事情做好》的核心前提是，將想法從腦海轉移到TheBrain，讓自己感到輕松的同時，將思想記錄在一個可以信任并能定期檢查的地方。因為這樣能讓您更專注于完成任務。而TheBrain的目的就是捕捉和改善您的思想。

當在TheBrain中處理關鍵信息時，很多人都會感到很放松，并且能更敏銳的察覺到事情的關鍵之處。這就是為什么除了即時訪問關鍵數據外，很多然都還想在思維導圖上規劃營銷計劃、經濟、個人財務等。但是，您可以通過運用David Allen的“GTD”原則來提高TheBrain的組織水平和效率。

GTD方法與通常使用TheBrain的方法有何不同？簡單來說，GTD是一種用于捕獲您需要完成的事情的系統方法。當您為GTD構建一個Brain時，任何您認為未完成的事情(David稱之為“開環”)都會作為一個想法被添加到你的Brain中。這樣一來，你可以將所有不想放在腦海中的事情都放在Brain中，達到減壓的效果。

那么，GTD何如與TheBrain協作呢？請繼續往下看。

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TheBrain中的GTD

下面是小編對GTD的認識。當然，GTD的功能遠不止于此，但這足以證明TheBrain如何被有效地應用。

• 記錄外部系統在您腦海中運行的所有內容。

• 對這些事情進行適當的分類：是否可以完成、何時應該完成以及在什么情況下進行。

• 使用您已經定義的分類系統地回顧事情。

• 在適當的時間執行操作。

如果您是第一次了解GTD，可能會想：“這些我都做過了。”而GTD可以很準確的判斷您在做什么，并對其進行系統的改進。借助GTD和TheBrain，您可以從根本上變得更好！

在TheBrain中實施GTD時，記錄和分類過程緊密地交織在一起。若您要創建一組全面的項目列表，通常只需定義一個包含許多操作的項目（如“寫小說”或“增加銷量”），而您想要記錄的離散操作可能是“去水療中心”或“文件銷售報告”。

跟蹤TheBrain中的項目

為每個項目創建一個帶有子思考的“Projects” Thought。將項目分為個人和專業子類別，然后分為短期（例如在接下來的3個月內）中期（一年內）和長期（一年以上）組是很有用的。這將使你在關注長期目標的同時，更頻繁地回顧最近的項目。可以用“ Now”、“ Soon”和“ Someday/Maybe”來為這些項目命名，當然，您可以使用其他類別。下圖顯示了項目按區域和時間范圍進行組織：

對于某些項目，您可能具有文檔、目標列表、需要做的頭腦風暴以及更多操作。TheBrain滿足這些需求，它可以將幾乎任何類型的數字信息附加到你的項目想法中。通過為“Personal, Now”和“Professional, Now”思想創建圖釘，讓所有短期項目一目了然。

可視化并定義下一步操作

有了組織項目的系統之后，就可以開始定義離散操作了。這些都是您可以做的具體的事情，也是David所說的“下一步行動”。它們可能獨立于項目，也可能是項目的直接結果。當回顧項目時，您應該為活動項定義下一步要采取的行動。

在執行操作的上下文中為每個操作創建想法。對于特定日期的操作，請使用TheBrain的日歷。當在TheBrain的日歷中添加某事件后，TheBrain將在此操作到期時提醒您。對于與特定時間無關的動作，請在其項目下為他們創建子級“思想”，這樣一來，您可以輕松查看與每個項目關聯的所有操作。提示：與多個項目相關聯的動作可以鏈接到多個父項目。

還應該根據操作完成的時間使用上下文進行標記，以便在最適當的時候提醒您執行操作。例如，您可以為“在商場”、“與瑪麗聊天時”或“差事”創建標簽。使用標簽對于跟蹤操作很有用，因為您可以在“tags”標簽中輕松查看每個標簽有多少未完成的操作。當然，您可以通過instant activate功能中鍵入標簽名稱或單擊標簽來輕松地為任意標簽拉出操作列表。當您查看任何項目的動作列表時，標簽也將可見，這讓您可以快速概覽每個項目的未完成活動的類型。下圖表示tags標簽顯示每種類型的未完成項目的數量：

下圖展示了在projects下與標記鏈接，標記指示操作的上下文：

提示：使用特殊字符（例如“ @”）啟動用于動作上下文的所有標簽后，您只需鍵入單個字符即可訪問動作上下文標簽列表。

下圖展示了用單個字符打開動作上下文標簽列表：

建議始終保持TheBrain處于打開狀態，以便每當您有任何要記錄的內容時，都可以立即將其添加并從TheBrain中弄出來。使用動作上下文標簽可以顯示相關上下文本身可以執行的動作列表。通常，操作上下文標記是臨時的，并且在操作完成后應清除標記,這樣可以讓您的未完成項目清單的保持整潔。

使用注釋和附件記錄詳細信息

當采用TheBrain進行操作時，筆記工具對你的想法是很有用的，它可以幫您添加會議的信息片段，或者記下您下次從供應商那里下訂單時需要的電話號碼。通過將文件附件添加到想法中，您可以鏈接到相關的支持文件和網絡數據，這些文件和文件可能是您的輸入或輸出。

跟蹤和管理待處理項目

在“Waiting for”思想下可找到待處理的項目。大衛·艾倫（David Allen）稱這些為“waiting for”的項目，在許多情況下，它們與正在處理的事物相關聯。當然，如有必要，您也可以在此“思想”下細分類別，該思想對于確保您或您的同伴進行適當的跟進至關重要。對于需要經常等待電子郵件回復的人來說，將這些電子郵件拖放到“Waiting for”下后（即使此電子郵件已發送），不必搜索已發送的郵件或電子郵件文件夾，就可以放心地跟蹤回復。

TheGrain是GTD的歸檔和參考系統

GTD的一部分是擁有一個可靠的參考系統，這樣您就可以把東西放在一邊，并把它們從腦海中清除出去。這是您一天中不需要立即采取行動但需要保存和組織起來以備將來參考的地方。通過TheBrain，您可以拖放文件并添加想法以備將來參考，并在需要的時候隨時激活它們。可見，TheBrain是您可以信賴的任何材料或想法的來源。

您研究、生成或接收的參考信息應鏈接到與其相關的項目和操作。完成動作后，結果通常會記錄在執行動作的Brain中。例如，創建要發送給客戶的投標文檔可能會鏈接到該客戶以及您為他們所做的項目。此信息對于將來的操作很有用。您創建的用于管理GTD流程的結構，可以讓您在未來輕松查找這些信息。

每周回顧TheBrain

定期檢查行動和項目。大衛·艾倫（David Allen）建議每周或每天或在有機會執行特定上下文的情況下，審查所有項目。審核過程中有一個循環：每天審核和執行操作，審核當前項目以生成操作，審核近期項目以生成當前項目以及長期項目，其中可能包括定義不明確的目標、價值甚至整個構想。使用鏈接和取消鏈接來適當地移動項目。您會發現TheBrain的大綱和擴展視圖對于這些審閱過程非常有用。

為焦點領域創造思想

大衛·艾倫（David Allen）談到了6個層次的工作，這些層次也可以從高度的角度來考慮。

TheBrain可以可視化所有焦點。大衛·艾倫（David Allen）斷言，如果您的思維被許多開環和日常任務所困擾，將無法有效地專注于更高級別的生活目標。而基于TheBrain的視覺特性，您可能決定專門在這些焦點范圍中的一個或多個上特定區域。

用數字大腦來減壓

從“Horizons of Focus”到“Natural Planning Model”，David Allen的GTD提供了豐富的方法。GTD正在改變人們對生產力和時間管理的看法，GTD和TheBrain的結合是可超出您的期望。有些人在開始收集過程時就有了一個完整的“完成任務”的視覺工作流程，而另一些人則決定使用TheBrain來獲得對復雜項目的更高層次的視覺理解。

無論您決定在TheBrain中采用何種實施方式，它無疑都將幫助您擺脫日常任務列表的困擾，讓您以更明智的方式采取行動并更有效地工作。

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