思維導(dǎo)圖軟件不僅可以幫助個(gè)人進(jìn)行思維開發(fā)和知識(shí)管理，還可以幫助公司的項(xiàng)目經(jīng)理人進(jìn)行項(xiàng)目管理。在前文中，我們以一位美國(guó)的項(xiàng)目經(jīng)理為例，詳細(xì)講述了MindManager怎樣解決她的工作難題。在本文中，我們對(duì)她的情況繼續(xù)跟進(jìn)。

在跟進(jìn)之前，我們有必要回顧一下Robin的工作需求和工作難題。 

Robin的角色和需求

Robin是舊金山一家剛成立公司的項(xiàng)目經(jīng)理。盡管她所在的公司只有17名員工，她手頭卻常常同時(shí)有超過10個(gè)不同的項(xiàng)目需要管理。這些項(xiàng)目既包括下屬個(gè)人的營(yíng)銷活動(dòng)，也包括大型的合作項(xiàng)目，如多方位的宣傳和創(chuàng)建內(nèi)容資產(chǎn)。她是公司的項(xiàng)目總經(jīng)理，也是唯一持有項(xiàng)目管理資格證書的人，因此部門各種大小方案都需要她過目。她急需一個(gè)項(xiàng)目和任務(wù)管理工具來幫助她簡(jiǎn)化和跟蹤任務(wù)、日程安排、預(yù)算和團(tuán)隊(duì)之間的溝通協(xié)調(diào)等。

令她感到煩惱的是：

•  項(xiàng)目實(shí)施沒有另配正規(guī)的團(tuán)隊(duì)，工作必須配合部門內(nèi)部各個(gè)人員的能力和職責(zé)
•  Robin一直都在接受如何作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的培訓(xùn)，但部門的其余同事都不熟悉作一個(gè)PM（項(xiàng)目經(jīng)理）通常的角色和職責(zé)
•  公司的所有同事都對(duì)她抱有很大的期望，很有壓力
•  針對(duì)PM的角色沒有專門針對(duì)部門的培訓(xùn)

Robin今天的問題是：

如果你還記得從昨日開始，羅賓就在為公司即將到來的軟件發(fā)布會(huì)做準(zhǔn)備。今天，她需要做一個(gè)實(shí)實(shí)在在的完整的項(xiàng)目計(jì)劃讓自己更有條理，也需要從關(guān)鍵的利益相關(guān)方獲取更多細(xì)節(jié)。在不擾亂思維的前提下，項(xiàng)目計(jì)劃包含的細(xì)節(jié)越多，到時(shí)發(fā)布會(huì)上出意外的情況越少。Robin認(rèn)為這些細(xì)節(jié)應(yīng)該包括：有哪些具體任務(wù)，分別由誰去負(fù)責(zé)，每個(gè)負(fù)責(zé)人需要占用多長(zhǎng)時(shí)間，以及各任務(wù)間的依賴關(guān)系（例如：某個(gè)任務(wù)的完成超出預(yù)訂時(shí)間，下面的任務(wù)就會(huì)被延遲；某個(gè)任務(wù)提前完成，后面的任務(wù)是依次提前，還是就在其后安排其他臨時(shí)活動(dòng)，以確保整個(gè)時(shí)間安排是按計(jì)劃進(jìn)行）。對(duì)她來說最重要的是—— 在公司剛起步資金比較拮據(jù)的局面，她需要跟蹤這次發(fā)布會(huì)的全部現(xiàn)金預(yù)算，以及估計(jì)該預(yù)算會(huì)在什么時(shí)候用完。

MindManager可以為她做的

當(dāng)目標(biāo)和需求都確定下來，資源和預(yù)算都分配下來后，Robin就可以開始在MindManager圖中創(chuàng)建一個(gè)詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃了。她將項(xiàng)目計(jì)劃的整個(gè)目標(biāo)和進(jìn)程安排細(xì)分到特定主題（帶有特定題目）、開始和結(jié)束時(shí)間、以及資源（涉及人員和預(yù)算之類）。MindManager中新的公式和SmartFill功能，讓她可以建立一個(gè)自上而下的預(yù)算表，根據(jù)整體預(yù)算為每個(gè)任務(wù)分配預(yù)算。在實(shí)際的計(jì)劃進(jìn)程中當(dāng)預(yù)算估計(jì)有所出入的時(shí)候，整個(gè)團(tuán)隊(duì)可以看到預(yù)算整個(gè)主題的顏色由綠色變?yōu)辄S色，甚至變?yōu)榧t色，這表明實(shí)際耗費(fèi)將超出計(jì)劃范圍內(nèi)的預(yù)算。當(dāng)需要顯示不同主題之間的時(shí)間關(guān)系時(shí)，Robin可以在MindManager圖內(nèi)切換到Gantt chart （甘特圖）視圖，顯示作為時(shí)間函數(shù)的每個(gè)主題和關(guān)鍵點(diǎn)。依照這樣的方法用MindManager來計(jì)劃進(jìn)程，Robin 最后做出一個(gè)詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，清晰顯示整個(gè)團(tuán)隊(duì)將如何按時(shí)間按預(yù)算執(zhí)行項(xiàng)目，使主要的需求得以完成。

（）

作為項(xiàng)目經(jīng)理的你，看了她的故事是不是也躍躍欲試呢？作為MindManager忠實(shí)粉絲的你，是不是也受到啟發(fā)想嘗試一下項(xiàng)目管理這一新領(lǐng)域呢？

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