“在跨地域業務方面，Office 365 將為我們提供很大的幫助，IT 管理人員點幾下鼠標，在遠端的新員工就可以使用 Office 的最新軟件、郵件、音視頻會議、共享文檔資料這些強大功能，快速展開工作。” 
——楊楠, 副總裁 企劃辦 神州數碼（中國）有限公司

從神州數碼誕生的第一天起，就確定了自己的理想——“數字化中國”，也因此命名為神州數碼。十二年間，神州數碼的 IT 合作廠商從 25 家發展到接近 300 家，產品領域從不超過 50 個發展到超過 400 個。與 130 家國際頂尖IT供應商合作，將全線 IT 產品、方案組合覆蓋到從個人應用到企業、行業應用的所有領域。

正如 Digital China 的命名一樣，神州數碼始終以“數字化中國”為使命。2010 年神州數碼提出了“智慧城市”發展戰略，截止 2014 年 2 月，神州數碼“智慧城市”戰略布局已在全國 70 余個城市展開，與 21 個城市簽訂了戰略合作框架協議。已在全國范圍建立了 6 個區域業務中心，業務網絡拓展至全國 19 個平臺，同時擁有 3 個業內領先的區域研發中心、3 個物流中心和1個專業交付基地。神州數碼希望借助 Office 365 靈活的部署方式及強大功能，根據各地域不同的業務量分配辦公基礎資源，合理控制基礎設施投入成本，以最優化的配置助力各地域分支機構迅速發展。

應用背景

神州數碼銷售網絡從覆蓋不到 200 個城市、只有 3000 多家渠道發展到覆蓋 860 個城市、13000 多家經銷渠道和 6000 多家增值合作伙伴，擁有中國 IT 領域最廣泛的市場覆蓋。

企業規模不斷發展壯大，已在全國范圍內建立 4 個區域中心、3 個物流中心和 1 個數據中心，業務網絡拓展至 19 個平臺，近 50 個辦事處及分支機構。如此龐大的業務范圍，跨地域之間的溝通、協作、管理都給神州數碼帶來了巨大挑戰。

需要與合作伙伴及渠道經銷商進行多方溝通

對于神州數碼的業務人員，與合作伙伴、渠道經銷商經常保持聯系是一件非常重要的事情。由于各地都有分支機構及合作伙伴，跨地域的會議經常召開，單純使用電話語音溝通已不能滿足會議需要。業務人員出差是非常頻繁的事情，差旅費用已成為神州數碼業務部門的一項居高不下的成本，他們在尋求一種簡單、快捷、強大的跨地域溝通方式，有效降低成本，促進業務發展。

重要文檔版本不統一，員工外出攜帶不便

每個員工的文檔都存放在自己的筆記本電腦、U 盤、移動硬盤或者公司的共享文件服務器上。時間一長，就會出現各種文檔堆積如山、移動設備丟失、各種設備上的文檔版本不一致、重名文檔多、文檔安全性沒有保證、內容查找不方便等各種情況。神州數碼希望將業務人員的文檔統一管理，解決文檔分散、版本混亂等問題，并讓經常出差的員工能夠在手機上查看文檔。

各地區分公司 Office 版本不統一，影響文檔協作

在神州數碼，各地分支機構員工所使用的 Office 軟件版本不盡相同。高版本制作的文檔，在低版本上由于不具備相應的功能，可能無法編輯或修改，影響協作。

擴展分支機構，需要控制前期 IT 投入成本

隨著業務不斷擴大，新業務不斷開啟，各地的分支結構不斷建立，IT 基礎設施建設就會出現重復建設、成本過高的問題。如果當地分支機構只有幾名員工，同樣還是要預先投入較大成本的 IT 建設和維護管理人員，前期成本過高，并且不利于根據市場靈活控制分支機構規模。在神州數碼，這樣的情況非常的普遍，業務發展迅速，各地都要有分支結構支撐，所以在 IT 方面的前期投入是一個需要慎重考慮的問題。

解決方案

作為智慧城市的倡導者，神州數碼計劃將領先的云應用技術和服務融入業務，希望在國內成為這一領域的先行者。

借助 Skype for Business Online 實現跨平臺多方會議

通過部署 Office 365，與各區域合作伙伴、經銷商進行溝通將會變成一件非常容易的事情。Office 365 中的 Skype for Business Online 跨平臺的特性使員工可以在電腦、手機、平板上通過網絡進行音視頻會議，具備共享PPT、桌面、附件、錄制會議、會議筆記等強大功能，只需依托互聯網就可以使業務人員如身臨其境一般地與合作伙伴、經銷商或客戶進行遠程會議。并且一方邀請，另一方并不需要 Office 365 賬號，只需要使用瀏覽器即可加入溝通會議中。

使用 SharePoint Online 管理文檔，使用 OneDrive For Business 保持同步更新

在 Office 365 SharePoint Online 中，提供了完善的文檔版本管理及強大的文檔搜索功能，精確定位文檔標題、內容、版本、修改時間、修改人等，使用戶可以一目了然。使用OneDrive For Business 可以在用戶的電腦、手機等設備上隨時同步文檔。

既可以獲得最新版本的 Office 軟件，也可使用 Office Online 在線編輯

Office 365 的訂閱方式，允許用戶在訂閱期內不斷獲得最新版的 Office，并且每個用戶許可能夠安裝五臺 PC/Mac 計算機和五個移動設備。

即使在沒有 Office 本地客戶端的情況下，Office 365 還提供 Word Online、Excel Online 、PowerPoint Online 等在線版本，在瀏覽器中即可編輯文檔。

利用 Office 365 統一的用戶管理和分配靈活擴展業務

Office 365 使用通過一個集成的控制臺管理用戶和服務，能夠精確控制用戶數量及每用戶可使用的功能、空間容量，并實時監控個服務運行狀態。當神州數碼擴展新的分支機構時，只需為新的員工開通賬號。如果撤銷某個分支機構或員工離職，只需刪除原有的賬號，就能回收賬號給其他人員使用。員工一旦獲得賬號，即可訪問業務應用。

優勢與收益

微軟 Office 365 成熟的云服務平臺，將會為神州數碼在IT管理、即時溝通、存儲、郵件、搜索等基礎業務應用上提供重要的支持，并且很好地控制投入成本，做到人員 IT 成本顆粒化，使神州數碼的不斷擴張時，免除IT成本的后顧之憂。

溝通無障礙，銳減差旅開支

使用 Skype for Business Online，神州數碼的業務部門預計可以省去大量差旅費用，業務人員的工作時間安排將更加靈活。原來一個出差的會議至少需要兩個工作日，在 Office 365 上線后可能只需要 1-2 個小時。 隨時隨地召開會議，不必在擁堵的交通上耽誤時間，從時間、計劃、成本上，均會為神州數碼業務部門減少大量費用開支。

易于發現和隨時訪問企業資源

SharePoint Online 強大的搜索功能使集中管理的文檔即刻呈現，并且提供搜索結果預覽，使用戶精準定位文檔，節省時間。OneDrive For Business 如同一個隨身網盤，在移動設備上即可訪問云端文檔，將促進神州數碼的移動辦公應用。

流暢協作，提升整體效率

神州數碼希望采用 Office 365 后，可以實現相同的文檔在電腦、手機、平板上完美呈現。不僅能時時獲得最新的 Office 應用，還可確保協作的高效展開。有網絡的地方，可以實時協作；沒有網絡的地方，可以脫機訪問，聯網自動同步。這些靈活多樣的工作方式，能有效提高跨地域、跨設備的協作效率。

靈活調控用戶數量，嚴格控制分支結構IT成本

Office 365 提供可靠、專業的 24x7 技術服務支持，神州數碼無需擔心上線后需要龐大的 IT 團隊對 Office 365 進行管理運維。在擴展分支機構業務時，可以根據業務需要，靈活增加或減少訂閱數量，成本不僅可控，還能準確預見所需費用。