合適的項(xiàng)目管理軟件可以提高項(xiàng)目經(jīng)理(PM)及其團(tuán)隊(duì)的工作效率已不是什么秘密，從內(nèi)置模板和熟悉的日程安排工具到即時(shí)協(xié)作和輕松的跨設(shè)備訪問(wèn)，所有這些工具都可讓人們快速輕松地執(zhí)行項(xiàng)目。但是組織是否忽略了向他們提供的一些不太明顯的工具？

最近的一項(xiàng)研究表明，最受青睞的項(xiàng)目規(guī)劃工具包括文件共享、時(shí)間跟蹤、電子郵件集成和甘特圖，這并不奇怪。但是哪些有用的工具是組織最不常使用的呢？有趣的是，視頻聊天、實(shí)時(shí)聊天、社交媒體集成和移動(dòng)訪問(wèn)似乎是被遺忘的項(xiàng)目管理軟件。但由于溝通被認(rèn)為是成功的項(xiàng)目管理最重要的方面，PM們是否是錯(cuò)失金礦了呢？下面詳細(xì)介紹了五個(gè)未開(kāi)發(fā)的資源，以及它們?nèi)绾螏椭p松高效地執(zhí)行項(xiàng)目。

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1&2.視頻/實(shí)時(shí)聊天

選擇包含集成通訊工具的項(xiàng)目管理軟件，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員能夠在項(xiàng)目?jī)?nèi)通過(guò)語(yǔ)音、視頻或聊天進(jìn)行協(xié)作，這對(duì)團(tuán)隊(duì)的成功有多重要？項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)的報(bào)告發(fā)現(xiàn)，公司報(bào)告項(xiàng)目失敗的一個(gè)主要原因是溝通不暢。項(xiàng)目成功的關(guān)鍵可能是：能夠使用旨在快速安全地傳輸關(guān)鍵對(duì)話的工具，與周圍或世界各地的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通。

3.社交媒體集成

社交媒體已不僅限于更新Facebook和通過(guò)推文發(fā)布最新動(dòng)態(tài)，它還可以提升團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目利益干系人之間的溝通級(jí)別。研究發(fā)現(xiàn)，使用社交媒體可以促進(jìn)“閑聊”，而這又可“增進(jìn)了解，幫助建立密切關(guān)系，創(chuàng)造更具教養(yǎng)、支持、協(xié)作和信任的環(huán)境。” 那么，為什么不利用這些好處來(lái)幫助推動(dòng)項(xiàng)目成功呢？例如，使用具有企業(yè)社交功能的軟件（如SharePoint中的專用Yammer新聞源）可與同事實(shí)時(shí)溝通項(xiàng)目細(xì)節(jié)。

4.移動(dòng)訪問(wèn)

使用在Windows、iOS和Android上可用的軟件對(duì)于確保每個(gè)人都可以在其所選設(shè)備上更新任務(wù)并隨時(shí)查看時(shí)間表和報(bào)告來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。時(shí)間跟蹤是成功的項(xiàng)目管理非常重要的組成部分，因此必須找到可讓團(tuán)隊(duì)成員隨時(shí)提交更新的解決方案。改善的時(shí)間和任務(wù)條目可供項(xiàng)目經(jīng)理即時(shí)查看，從而更快地做出明智決策。

5.發(fā)起人友好型設(shè)置

在被認(rèn)為是“高績(jī)效”的項(xiàng)目中，超過(guò)80%的項(xiàng)目都有發(fā)起人積極參與。研究一次又一次地表明，執(zhí)行發(fā)起人對(duì)項(xiàng)目從頭到尾的支持對(duì)取得成功至關(guān)重要。雖然發(fā)起人不會(huì)參與日常工作，但是他們應(yīng)該有足夠的訪問(wèn)權(quán)限，這樣他們就可以掌控項(xiàng)目的進(jìn)度和利益，在需要的時(shí)候?yàn)閳F(tuán)隊(duì)提供支持，在任何可能的情況下維護(hù)項(xiàng)目權(quán)益。也就是說(shuō)，必須使用相應(yīng)的軟件，讓項(xiàng)目管理辦公室 (PMO) 或發(fā)起人能夠在無(wú)需其他幫助的情況下管理項(xiàng)目組合管理(PPM)設(shè)置。

隨著越來(lái)越多的團(tuán)隊(duì)開(kāi)始遠(yuǎn)程辦公，甚至在全球范圍內(nèi)工作，溝通技巧和時(shí)間管理比以往任何時(shí)候都更加重要。使用可讓利益干系人通過(guò)專門的項(xiàng)目站點(diǎn)隨時(shí)進(jìn)行管理，并快速分享最新更新、對(duì)話和項(xiàng)目時(shí)間表的工具，可讓每個(gè)人保持聯(lián)系并隨時(shí)了解相關(guān)信息。Microsoft Projec正是這樣一款能幫助你的項(xiàng)目更有效率地向成功穩(wěn)步前進(jìn)的項(xiàng)目管理軟件！

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