項(xiàng)目管理軟件作為一個(gè)類別已經(jīng)發(fā)展到包括一系列產(chǎn)品，從以團(tuán)隊(duì)為中心的工作管理工具到企業(yè)級(jí)項(xiàng)目組合管理解決方案。是什么因素導(dǎo)致這一變化的？

近期，Capterra調(diào)查了數(shù)百名同行，了解誰在使用項(xiàng)目管理軟件，他們使用什么標(biāo)準(zhǔn)來評(píng)估和比較解決方案，以及他們從投資中看到了什么結(jié)果。

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關(guān)鍵要點(diǎn)

1. 功能仍然是項(xiàng)目管理軟件購買決策中最重要的因素。然而，價(jià)格已成為用戶的第二大擔(dān)憂（超過易用性）。

2. 很明顯，用戶的成本意識(shí)在購買決策中發(fā)揮著關(guān)鍵作用：49％的用戶開始搜索，預(yù)計(jì)每年支付的費(fèi)用不到5000美元，49％的用戶最終會(huì)花費(fèi)這么多。

3. 人們需要PM工具，他們昨天需要它們：69％的用戶花了不到6個(gè)月的時(shí)間選擇他們的PM軟件，54％的用戶花了不到6個(gè)月的時(shí)間來實(shí)現(xiàn)軟件。

4. 任務(wù)板是那些沒有它們的人最想要的功能，而甘特圖是擁有它們的人最容易被忽略的PM軟件功能。總體而言，任務(wù)管理，協(xié)作和報(bào)告等基本功能的使用頻率高于高級(jí)功能。

5. 用戶對他們的PM工具基本滿意，報(bào)告了幾個(gè)方面的積極成果。最重要的改進(jìn)是按時(shí)完成的項(xiàng)目數(shù)量，而受影響最小的領(lǐng)域是贊助商支持。

誰使用項(xiàng)目管理軟件？

我們向400名項(xiàng)目管理專業(yè)人員詢問了他們用于管理組織中項(xiàng)目的工具。受訪者分成大約一半使用PM軟件，另一半使用手動(dòng)方法、電子表格或辦公管理工具（例如Google Apps或Microsoft Office）。以下是受訪者在這兩個(gè)群體中的人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如何分解：

雖然PM軟件的采用在各個(gè)行業(yè)和企業(yè)中都很普遍，但無論規(guī)模大小，很明顯，初創(chuàng)公司和非常小的企業(yè)缺乏采用率。例如，22％的小企業(yè)（年收入不到100萬美元）不使用PM軟件，相比之下只有11％; 并且，有1到5名員工的企業(yè)中有12％不使用PM軟件，相比之下只有2％。這表明雖然電子表格和手動(dòng)方法通常是小型團(tuán)隊(duì)和企業(yè)的首選工具，但最終他們的項(xiàng)目和流程變得非常復(fù)雜，需要自動(dòng)化工具。

PM軟件在幾乎所有規(guī)模的企業(yè)中的一致采用表明，該技術(shù)為組織提供了明確的投資回報(bào)率和近乎普遍的利益。

公司如何選擇項(xiàng)目管理軟件？

我們要求197PM軟件用戶在購買決策中對各種因素的重要性進(jìn)行排名，包括功能、價(jià)格和軟件流行度。結(jié)果表明，功能性仍然是選擇PM軟件的最重要因素，就像我們在2015年發(fā)布第一個(gè)PM軟件用戶報(bào)告時(shí)一樣，然而，與四年前相比，用戶對易用性的關(guān)注程度要低得多，并且顯著更關(guān)注價(jià)格。（我們將在下一節(jié)中深入探討用戶的成本意識(shí)如何影響軟件購買）。

功能（更確切地說，缺乏正確的功能）也是用戶過去切換PM工具的主要原因。這就是為什么在開始搜索之前評(píng)估用戶需求非常重要的原因，這樣您就可以確定與必備功能相比較的必備功能。以這種方式打破功能將幫助您審查預(yù)期產(chǎn)品并做出最終購買決定。

在分析您的需求時(shí)，請考慮以下事項(xiàng)：

• 您需要功能齊全的PM解決方案嗎？或者您正在尋找針對任務(wù)管理或協(xié)作的東西嗎？
• 您的團(tuán)隊(duì)需要的關(guān)鍵功能是“開箱即用”，還是需要自定義或集成，例如為IT團(tuán)隊(duì)添加問題跟蹤或票務(wù)？
• 您是否有需要專門解決方案的行業(yè)特定需求？例如，用于人力資源或營銷的PM軟件與通用解決方案。
• 有多少用戶需要訪問系統(tǒng)？
• 您正在尋找哪種部署方法，基于云還是已安裝？

我們還詢問用戶在做出最終購買決定之前他們演示了多少產(chǎn)品，結(jié)果令人驚訝：在購買他們的PM工具之前，只有29％的人演示了兩個(gè)以上的解決方案。

在購買之前，演示是評(píng)估功能和審查易用性的最佳方式。訣竅不是讓供應(yīng)商控制演示，而是提前提供過程和工作流程的詳細(xì)概述，以便他們可以根據(jù)您的具體需求定制演示。在演示期間，根據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)對產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)分（例如，按一到五個(gè)等級(jí)對產(chǎn)品進(jìn)行排名）：

• 該工具如何滿足用戶要求？
• 訪問重要功能需要多少次點(diǎn)擊？
• 顏色，標(biāo)簽和自定義字段是否有助于或阻礙導(dǎo)航？
• 該工具對新用戶是否直觀？如果沒有，有哪些支持和培訓(xùn)選項(xiàng)？

當(dāng)然，不要演示每個(gè)可能合適的產(chǎn)品。首先，將您的選項(xiàng)范圍縮小到三到五個(gè)產(chǎn)品的候選名單，然后至少演示您的前三個(gè)選項(xiàng)。

公司如何購買和實(shí)施項(xiàng)目管理軟件？

我們詢問受訪者他們期望PM軟件在搜索開始時(shí)的成本以及他們實(shí)際花在這項(xiàng)技術(shù)上的費(fèi)用（每年以美元計(jì)）。結(jié)果表明，總體而言，用戶在開始之前就已經(jīng)非常了解他們的預(yù)算。

明顯的例外是每年10,001美元到25,000美元的價(jià)格范圍內(nèi)的工具，相比于在搜索開始時(shí)預(yù)計(jì)支付這筆費(fèi)用的用戶數(shù)量的兩倍（18％對9％）。

我們看到價(jià)格范圍在25,001美元到50,000美元之間的工具趨勢相同，盡管這個(gè)百分比要小得多（實(shí)際支付這個(gè)數(shù)額的8％，而計(jì)劃為4％）。

預(yù)期成本與實(shí)際支出之間的差距可能表明用戶需要在基本任務(wù)管理和協(xié)作之外的更高級(jí)功能（例如資源管理、預(yù)算等）。為了獲得這些功能，他們必須升級(jí)到更昂貴的許可證。

設(shè)定準(zhǔn)確的價(jià)格預(yù)期的關(guān)鍵是了解您需要購買軟件的用戶數(shù)量，以及每個(gè)許可證的成本。下表顯示了在這些價(jià)格范圍內(nèi)購買工具時(shí)每年花費(fèi)的細(xì)分*：

*預(yù)算估算不包括與設(shè)置、維護(hù)、支持等相關(guān)的成本

我們還詢問用戶需要多長時(shí)間才能找到并實(shí)施他們的PM解決方案。結(jié)果表明，用戶不需要花費(fèi)很長時(shí)間來評(píng)估和選擇他們的PM軟件，也沒有花費(fèi)很長時(shí)間讓用戶快速掌握新工具：

• 69％的人花了不到六個(gè)月的時(shí)間來評(píng)估PM工具
• 54％的人花了不到六個(gè)月的時(shí)間在他們的組織中實(shí)施新工具

這里的關(guān)鍵點(diǎn)是，如果您為團(tuán)隊(duì)配備了充足的培訓(xùn)和入職資源，那么您可以安全地預(yù)測，您自己的PM軟件實(shí)施將反映絕大多數(shù)同行，并且需要不到一年的時(shí)間。

最后，我們向用戶詢問了當(dāng)前PM工具的部署方法，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)人使用基于云的解決方案（60％使用內(nèi)部部署/桌面解決方案占40％）。

這一發(fā)現(xiàn)反映了消費(fèi)者向基于云的工具的更大轉(zhuǎn)變，這些工具可以跨所有設(shè)備實(shí)時(shí)訪問信息和更新。事實(shí)上，根據(jù)透明市場研究公司（Transparency Market Research）的市場增長報(bào)告，到2026年，基于云的PM工具市場預(yù)計(jì)將達(dá)到66.8億美元。

公司如何使用項(xiàng)目管理軟件？

我們?yōu)橛脩籼峁┝艘幌盗泄δ埽⒁笏麄?選擇是否擁有并使用它，是否擁有它并且不使用它，以及它們是否擁有它但希望它們能夠使用它。最常用的軟件功能包括：

• 任務(wù)管理
• 報(bào)告
• 合作

擁有它們的用戶最被忽視的軟件功能包括：

• 甘特圖
• 風(fēng)險(xiǎn)管理
• 任務(wù)板

那些沒有它們的人最想要的軟件功能包括：

• 任務(wù)板
• 投資組合管理
• 甘特圖

結(jié)果反映了項(xiàng)目管理軟件的類別如何從專為技術(shù)用戶設(shè)計(jì)的工具（即項(xiàng)目經(jīng)理）演變?yōu)榘榉羌夹g(shù)業(yè)務(wù)專業(yè)人員設(shè)計(jì)的工具，即團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人和“ 意外項(xiàng)目經(jīng)理”。后者通常需要一般的工作管理解決方案，以幫助他們管理工作流，組織任務(wù)和活動(dòng)，以及在共享工作區(qū)中進(jìn)行協(xié)作。這些工具有助于捕獲工作執(zhí)行，并為各種利益相關(guān)者提供實(shí)時(shí)通知和數(shù)據(jù)可視化。

同時(shí)，具有較高PM成熟度的項(xiàng)目經(jīng)理和組織將需要更多傳統(tǒng)的PM工具來幫助他們執(zhí)行項(xiàng)目（具有設(shè)定范圍、時(shí)間表和預(yù)算/資源的獨(dú)特計(jì)劃）。這些工具可幫助他們計(jì)劃監(jiān)控和控制成本、進(jìn)度和資源，從而實(shí)現(xiàn)價(jià)值并滿足項(xiàng)目成功標(biāo)準(zhǔn)。

這里的建議非常簡單：在開始搜索之前，評(píng)估您是否需要協(xié)作工作管理工具或更傳統(tǒng)，更先進(jìn)的PM解決方案。

為避免支付您不使用的功能，請投資一個(gè)適合您當(dāng)前需求的工具，以及您認(rèn)為未來兩到三年可能需要的工具。此外，很可能在此時(shí)間范圍內(nèi)，您的用戶需求將發(fā)生變化，并要求您重新評(píng)估PM工具。在我們的調(diào)查結(jié)果中證實(shí)了這一點(diǎn)：93％的用戶使用他們當(dāng)前的PM工具五年或更短時(shí)間，而只有7％的用戶使用它超過五年。

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項(xiàng)目管理軟件的投資回報(bào)率是多少？

我們向用戶詢問了PM軟件對各種項(xiàng)目管理功能的影響。用戶報(bào)告全面獲益。

要衡量投資回報(bào)率（ROI），您需要從具體、可衡量、一致、現(xiàn)實(shí)和基于時(shí)間的“ SMART ”目標(biāo)開始。這包括確定可用于衡量PM軟件投資影響的關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）。

我們還詢問用戶對當(dāng)前PM解決方案的滿意程度。雖然四分之一的受訪者表達(dá)了不冷不熱的態(tài)度，但有70％的受訪者對他們的投資非常滿意。

那些對當(dāng)前的PM工具不滿意或者不滿意的人最常提到的原因是因?yàn)樗茈y使用：

這項(xiàng)研究對您意味著什么？

根據(jù)PMI的2018年職業(yè)脈搏報(bào)告，由于項(xiàng)目表現(xiàn)不佳，每美元幾乎有10％被浪費(fèi)。本研究結(jié)果清楚地表明，PM軟件可以幫助您提高項(xiàng)目績效，這意味著您可以將這些節(jié)省資金重新投入到業(yè)務(wù)的其他領(lǐng)域。

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